OBJETIVO
Presentar la política y el Programa de Ética Empresarial definido por la Alta Dirección relacionada con la transparencia e integridad de SWISSLUB SAS, la cual será puesta en marcha para desarrollar los compromisos adquiridos por la compañía.
Swisslub S.A.S. recalca la defensa de las normas de comportamiento ético y transparente, pretende que todos y cada uno de sus directivos, empleados y contratistas desarrollen sus actividades, orientados por una serie de principios y valores fundados en la transparencia, la honestidad y la equidad.
CONSIDERACIONES GENERALES
El Programa de transparencia y ética empresarial aplica a todo el equipo de colaboradores vinculado a SWISSLUB S.A.S y a todas las partes relacionadas y grupos de interés, entendidos éstos como clientes, proveedores, accionistas y en general a todos aquellos con quienes directa o indirectamente establezca alguna relación comercial, contractual con SWISSLUB SAS.
El Programa de transparencia y ética empresarial tiene como propósito declarar públicamente el compromiso de la Compañía y la alta Gerencia con un actuar ético y transparente ante sus grupos de interés, y el conducir los negocios de una manera transparente y ética.
NORMATIVIDAD COLOMBIANA
El 02 de febrero de 2016, el Congreso de la Republica promulgó la Ley 1778, en respuesta a diversos acuerdos internacionales que tienen como propósito combatir la corrupción y el cohecho de servidores públicos extranjeros en transacciones comerciales internacionales. El artículo 23 de esa ley, establece el deber de la Superintendencia de Sociedades de promover programas de transparencia y ética empresarial en las personas jurídicas sujetas a su vigilancia y que para ello tendrá en cuenta criterios tales como el monto de sus activos, sus ingresos, el número de empleados y objeto social.
Como consecuencia de lo anterior, la Superintendencia profirió la Resolución 100-002657 del 25 de julio de 2016, que establece los criterios para determinar cuáles sociedades deben adoptar los programas de ética empresarial, y la Circular Externa 100-000003 del 26 de julio de 2016, contentiva de una guía con las instrucciones administrativas relacionadas con la promoción de los programas referidos, así como de los mecanismos internos de auditoria, anticorrupción y prevención del soborno transnacional, en el contexto de la Ley 1778 de 2016.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 5° de la Ley 1778 de 2016, la Superintendencia de Sociedades impondrá una o varias sanciones a las personas jurídicas que incurran en las conductas enunciadas en el artículo 2° de la mencionada ley. La imposición de las sanciones se realizará mediante resolución motivada, de acuerdo con los criterios de graduación previstos en dicha ley. Las sanciones podrán ser multas hasta por doscientos mil (200.000) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes.
De acuerdo con el artículo 7° de la precitada Ley, las sanciones serán impuestas por el Ente de Control, de acuerdo a el beneficio económico obtenido o pretendido por el infractor con la conducta, la mayor o menor capacidad patrimonial del infractor, la reiteración de conductas; la resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de supervisión y la conducta, entre otros.
El Soborno Transnacional, está tipificado como delito en el Código Penal Colombiano, en su artículo 433, generando pena privativa de la libertad, inhabilidades y sanciones económicas.
Los representantes de la Compañía, Directivos, trabajadores, clientes, proveedores y demás socios comerciales que tengan relación con Swisslub S.A.Sy en especial el Oficial de Ética, declaran conocer las disposiciones y sanciones administrativas y penales por incumplimiento a las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Sociedades, en materia de Transparencia y Ética Empresarial, de acuerdo a las conductas previstas en el Art. 2º de la Ley 1778 de 2016.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Presentación y Contexto
Las empresas grandes y duraderas están impulsadas por un propósito y se basan en la confianza: La confianza de nuestros clientes, empleados, socios, accionistas y comunidad.
Cada decisión que tomamos debe guiarse por nuestro Código de Ética y Conducta Empresarial. Es responsabilidad de cada uno de nosotros vivir y trabajar según nuestros valores, es fundamental para nuestro éxito continuo como empresa he individuos.
Este código es su guía cuando tenga preguntas sobre el camino a seguir.
El programa de transparencia y ética empresarial de SWISSLUB SAS. se establecen bajo la declaración de corporativos fundamentales, los cuales deben reflejar nuestras acciones a todo nivel y se integran a los principios rectores que inspiran nuestra ética corporativa.
Compromiso y Responsabilidad: Cuando actuamos con Compromiso, ponemos al máximo nuestras capacidades para sacar adelante la tarea encomendada, cuando actuamos bajo el valor de la Responsabilidad nos comportamos de manera correcta y garantizamos el cumplimiento de los compromisos adquiridos generando confianza con nosotros mismos, con nuestros compañeros y el entorno, con nuestros clientes, con nuestros accionistas.
Honestidad, Transparencia e Integridad: Cuando actuamos con Honestidad y transparencia lo hacemos siempre apoyados en valores como la verdad y la justicia, y no nos anteponemos a estos nuestras propias necesidades o intereses. Cuando actuamos con Integridad siempre hacemos lo correcto, en este sentido, nos apegamos a un código de ética caracterizado por orientar a hacer las cosas de la manera correcta.
Servicio y la calidez: Todos los colaboradores estamos comprometidos en velar por el Servicio a nuestros clientes, compañeros, entorno y accionistas, buscando cubrir sus necesidades de manera eficaz, cuando actuamos con el valor de Calidez Implica ser amables con el otro, ser cordiales a la vez que comprensivos.
De acuerdo con lo anterior, toda persona vinculada a la Compañía es corresponsable en la adecuada y correcta aplicación del programa de transparencia y ética empresarial y de manera especial cuenta con todo el respaldo de la Alta Dirección para obrar en consonancia con los Valores Corporativos declarados en el presente documento.
Es por ello que desde la Gerencia de la Compañía se valora y reconoce el esfuerzo y el compromiso de aquellas personas que obran con rectitud y velan por la integridad de la gestión empresarial.
Programa para el aseguramiento de la transparencia, integridad y ética empresarial
Siendo coherentes con los principios de la transparencia e integridad de SWISSLUB SAS, se implementa el programa corporativo para el aseguramiento de actos transparentes y legítimos, el cual tiene por objeto, en primer lugar de promover y asegurar dentro de la Compañía la realización de conductas y actos ajustados a la normas legales e internas y las buenas costumbres, segundo la regulación de los mecanismos y procedimientos para la prevención de los actos que van en contravía del presente programa y tercero el establecimiento del debido proceso con el objeto de identificar y establecer responsabilidades de las personas involucradas en actos no transparentes.
El programa tiene los siguientes elementos:
IMPULSAR una cultura organizacional basada en el principio de la Honestidad, Transparencia e Integridad y en la aplicación de los principios elementales de ética y comportamiento responsable del equipo de colaboradores de SWISSLUB SAS, independientemente de su nivel jerárquico.
GENERAR un entorno de transparencia, integrando para la prevención y detección de acciones contrarias a la Ley y las normas internas, manteniendo canales adecuados para favorecer la comunicación de dichos asuntos en SWISSLUB SAS.
IDENTIFICAR, DESARROLLAR E IMPLEMENTAR procedimientos adecuados para la prevención, detección y tratamiento de conductas no ajustadas al ordenamiento legal en SWISSLUB SAS., propendiendo por su mejoramiento continuo.
GARANTIZAR el debido proceso para gestionar, sobre la base del respeto a la dignidad de la persona y sus derechos, la investigación de todo presunto acto fraudulento, de soborno o corrupción, asegurando la confidencialidad en el manejo de la información y la proporcionalidad de las acciones correctivas. Las personas que denuncien de buena fe una violación al Programa de transparencia y ética empresarial, están protegidas contra cualquier tipo de represalia.
INTEGRAR y COORDINAR el conjunto de acciones necesarias para prevenir y controlar potenciales situaciones de fraude, soborno y corrupción.
FOMENTAR el deber de lealtad de los trabajadores comunicando responsablemente cualquier sospecha de fraude del que tengan
Modalidades que van en contra de la transparencia, integridad y la ética empresarial
Para efectos del programa de aseguramiento de la transparencia y la integridad en SWISSLUB SAS. ha de entenderse que el soborno y la corrupción en general es la voluntad de actuar deshonestamente a cambio de dinero o beneficios personales ocasionando daños favoreciendo injustamente a pocos que abusan de su poder o de su posición. Esta no solo crea una competencia desleal sino limita el camino a la eficiencia organizacional y la integridad de las personas.
Para facilitar la comprensión, se considera que las siguientes modalidades van en contravía del Programa de transparencia y ética empresarial:
Fomentamos la diversidad y respetamos la dignidad personal de nuestros colaboradores, SWISSLUB SAS. respeta la dignidad personal, la privacidad y los derechos personales de cada empleado y está comprometido a mantener un lugar de trabajo en el cual no existan situaciones de discriminación o acoso. Por lo tanto, los empleados no deben discriminar respecto del origen, nacionalidad, religión, raza, género, edad u orientación sexual, ni deben tener ningún tipo de conducta de acoso verbal o físico basada en lo mencionado anteriormente o en cualquier otro motivo.
Se entiende por conflicto de interés, cuando:
- Existen intereses contrapuestos entre un trabajador y los intereses de la Compañía, que pueden llevar a aquel a adoptar decisiones o a ejecutar actos que van en beneficio propio o de terceros y en detrimento de los intereses de SWISSLUB SAS.
- Cuando exista cualquier circunstancia que pueda restarle independencia, equidad u objetividad a la actuación de cualquier trabajador de SWISSLUB SAS. y ello pueda ir en detrimento de los intereses de la
Soborno
El soborno se puede describir como el dar o recibir por parte de una persona, algo de valor (usualmente dinero, regalos, préstamos, recompensas, favores, comisiones o entretenimiento), como una inducción o recompensa inapropiada para la obtención de negocios o cualquier otro beneficio. El soborno puede tener lugar en el sector público (por ejemplo, sobornar a un funcionario o servidor público nacional o extranjero) o en el sector privado (por ejemplo, sobornar a un empleado de un cliente o proveedor). Los sobornos y las comisiones ilegales pueden, por lo tanto, incluir, más no estar limitados a:
- Regalos y entretenimiento, hospitalidad, viajes y gastos de acomodación excesivos o inapropiados.
- Pagos, ya sea por parte de empleados o socios de negocios, tales como agentes, facilitadores o
- Otros “favores” suministrados a funcionarios o servidores públicos, clientes o proveedores, tales como contratar con una compañía de propiedad de un miembro de la familia del funcionario público, del cliente o del
En SWISSLUB S.A.S obramos de manera desinteresada sin esperar nada a cambio por el ejercicio de nuestra responsabilidad como garantía de un manejo transparente e igualitario con nuestros clientes y proveedores. En caso de recibir una propuesta antiética se debe rechazar de manera contundente y poner en conocimiento esta situación a través de los canales previstos como la Línea de Transparencia y Ética Empresarial.
Corrupción
Es todo hecho, tentativa u omisión deliberada para obtener un beneficio para sí o para terceros en detrimento de los principios organizacionales, independiente de los efectos financieros sobre las empresas. Son las acciones que se presenten bajo una de dos modalidades:
- Interna: Aceptación de sobornos provenientes de terceros hacia colaboradores de SWISSLUB SAS, con el fin de que sus decisiones, acciones u omisiones beneficien a ese tercero.
- Corporativa: aceptación de sobornos provenientes de empleados de la Compañía hacia funcionarios gubernamentales o terceros, de manera directa o a través de agentes; con el fin de que las decisiones del tercero, sus acciones u omisiones beneficien a SWISSLUB SAS, o un empleado de ella.
Fraude
Se entiende como el acto u omisión intencionada y diseñada para engañar a los demás, llevado a cabo por una o más personas con el fin de apropiarse, aprovecharse o hacerse a un bien ajeno – sea material o intangible – de forma indebida, en perjuicio de otra y generalmente por la falta de conocimiento o malicia del afectado.
Con fundamento en lo anterior se considera de manera especial que las siguientes conductas van contra la transparencia y la integridad corporativa:
- Actos intencionales que buscan un beneficio propio o de terceros (material o inmaterial) por encima de los intereses de SWISSLUB SAS.
- Alteración de información y documentos de SWISSLUB SAS para obtener un beneficio
- Generación de reportes con base en información falsa o
- Uso indebido de información interna o confidencial (Propiedad intelectual, Información privilegiada, ).
- Conductas deliberadas en los procesos de contratación y licitaciones con el fin de obtener dádivas (pagos o regalos a terceros, recibir pagos o regalos de terceros, ).
- Destrucción u ocultamiento de información, registros o de
- Dar apariencia de legalidad a los recursos generados de actividades ilícitas.
- Destinar recursos para financiación del
- Utilización de manera indebida bienes de propiedad de la Compañía que estén bajo su custodia.
- Fraude informático.
- Cualquier irregularidad similar o relacionada con los hechos anteriormente descritos.
Registros contables
SWISSLUB SAS. debe llevar y mantener registros y cuentas que reflejen de forma exacta y precisa todas las transacciones realizadas. Los Empleados de la Compañía no pueden cambiar, omitir o tergiversar registros para ocultar actividades indebidas o que no indican correctamente la naturaleza de una transacción registrada.
La Compañía tiene controles internos para prevenir que se oculten o disimulen sobornos u otros pagos indebidos en transacciones como: comisiones, pagos de honorarios, patrocinios, donaciones, gastos de representación o cualquier otro rubro que sirva para ocultar o encubrir la naturaleza impropia del pago.
Mecanismos para reportar
LÍNEA DE TRANSPARENCIA E INTEGRIDAD (LTI)
En su enfoque preventivo, SWISSLUB SAS dispone de una Línea de Transparencia a la cual todos los colaboradores sin importar su cargo y demás grupos de interés pueden comunicar dudas o necesidades de asesoría en relación con el cumplimiento del programa de transparencia y ética empresarial, así como también para reportar conductas que se encuentren en cualquiera de las modalidades de soborno o corrupción. La consulta es recibida por detalle, garantizando la confidencialidad de la información y de la persona que la presenta protegiéndola contra cualquier tipo de represalia.
Conceptos claves de la línea de transparencia
- La Línea de Transparencia es diferente a la línea de servicio al
- No es una herramienta de quejas y reclamos, sino de reporte por conductas que van contra la Transparencia e Integridad de SWISSLUB SAS.
- No es para sugerencias, ni atención de temas laborales, ni personales.
- Debe ser utilizada con responsabilidad. Los hechos reportados deben ser reales y verificables
- La Alta Dirección de la Compañía es responsable por la administración, prevención y detección del riesgo de fraude, soborno u otras conductas que afecten la transparencia. Esto incluye a todas las personas que tengan la calidad de Coordinadores y Lideres. Además, deben promover a través del ejemplo una cultura de transparencia e integridad en la cual el soborno, la corrupción y cualquier otro acto inapropiado sean considerados
- La Alta Dirección es responsable de designar al Oficial de Ética. Definir y aprobar las políticas y mecanismos para la prevención del soborno y de otras prácticas corruptas al interior de la Compañía. Ordenar las acciones pertinentes a los colaboradores cuando infrinjan lo previsto en el Programa de transparencia y ética Empresarial y revisar los informes que presente el Oficial de Ética, dejando expresa constancia en la respectiva
- El Oficial de Ética es responsable de la implementación y articulación del programa de transparencia y ética empresarial y la encargada de ejecutar toda la operación logística de investigación y el debido proceso. Coordina y documenta los procesos investigativos. Debe reportar a la Gerencia General, al menos cada tres meses, los informes sobre su gestión, los casos recibidos y las estrategias recomendadas para la investigación. Debe evaluar los riesgos de soborno y corrupción, coordinar las capacitaciones de los empleados sobre el material y proponer mejora de
- Equipo Humano. Todos los colaboradores de SWISSLUB SAS deben velar por una gestión transparente en sus respectivas áreas y en la Compañía en
- Cualquier trabajador que tenga conocimiento sobre cualquiera de las modalidades del numeral 4.4 del presente documento debe reportarlo inmediatamente por los medios establecidos en el Programa de transparencia y ética empresarial.
En estos casos, el trabajador goza de las siguientes garantías:
- Confidencialidad sobre la información y las
- Presunción de buena fe. Cuando una persona reporta una conducta debe hacerlo con responsabilidad, se presume que lo hace de buena fe y con base en indicios o elementos reales.
En los asuntos relacionados con trabajadores vinculados a SWISSLUB SAS se debe proceder de acuerdo con las normas legales laborales y recomendaciones del departamento jurídico de la Compañía.
Proveedores de bienes y servicios y distribuidores deben cumplir con lo pactado contractualmente en el acto jurídico que regula las obligaciones y derechos de las partes y a las formas previstas legalmente para terminar el vínculo si fuere necesario.
Autoridades Gubernamentales. Si fuere el caso, con la respectiva denuncia ante los entes de control competentes.
La divulgación del Programa de transparencia y ética empresarial se debe realizar mediante correo electrónico, y la página web de la Compañía, garantizando su acceso y conocimiento a todos los grupos de interés.
Las capacitaciones a los colaboradores en esta materia, se deben realizar de manera virtual, a través de una herramienta de reunión virtual.
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